Faire apostiller un document

La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la législation des actes publics étrangers, dite Convention sur l’apostille, est entrée en vigueur à Monaco le 1er janvier 2003. 

En application de cette Convention, une apostille, c’est-à-dire un certificat qui authentifie l’origine d’un acte public, peut être apposé sous certaines conditions (cf. l’ABC sur l’apostille diffusé par la Conférence de La Haye de droit international privé) par la Direction des Services Judiciaires. 

La délivrance d'une apostille correspond exclusivement à une certification matérielle de signature, de la qualité de l'auteur du document et le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont l'acte est revêtu, et non pas à un certificat de véracité du contenu du document ni de conformité de ce dernier à la loi monégasque. Toutefois, les services de la direction des services judiciaires doivent, pour ce faire, disposer d'un échantillon de la signature de toute personne habilitée à signer des documents publics. 

L'article 1 de la convention précitée énonce « La présente convention s'applique aux actes publics qui ont été établis sur le territoire d'un Etat contractant et qui doivent être produits sur le territoire d'un autre Etat contractant ». 

A la différence de la légalisation, qui peut porter sur des actes publics ou des actes sous seings privés établis à l'étranger par un non résident monégasque, l'apostille ne peut s'opérer que sur des actes publics émanant d'une autorité monégasque. 

Cette procédure concerne : 

• Les actes judiciaires: jugement, arrêt, certificat de non-appel, extrait de casier judiciaire, actes d'un huissier de Justice de la Principauté de Monaco 
• Les documents délivrés par l'administration monégasque ou un établissement public exerçant une mission de service public à Monaco 
• Les actes notariés émanant des études de notaires monégasques (attestations, actes de notoriété, procurations, testaments, donations...) 
• Les actes d'état-civil délivrés depuis moins de trois mois par la mairie de Monaco 

La procédure de l'apostille ne concerne pas : 

• Les documents destinés à être produits dans un Etat ne faisant pas partie de la convention de La Haye 
• Les documents émis par un avocat-défenseur ou un avocat monégasque 
• Les documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires 
• Les documents administratifs ayant trait à une opération commerciale ou douanière (ex : certificat d'origine, licence d'importation ou d'exportation...), étant précisé que les documents commerciaux, tels que les contrats et procurations, peuvent être apostillés 

Concernant la copie de documents : 

• Si l'apostille est apposée sur l'original, c'est la signature de celui qui a délivré l'original de l'acte -émis par une autorité monégasque- qui est authentifiée si l'apostille est apposée sur la copie d'un acte émis par une autorité monégasque, c'est la signature de celui qui a fait la copie qui est authentifiée

Cas particuliers : 

1. les documents à caractère privé (relevés de banque, contrat de travail privé, statuts de société, contrat de bail...) doivent faire l'objet d'une copie certifiée conforme
2. la copie authentique de l'acte notarié doit comporter le sceau personnel du Notaire et sa signature pour être soumis à l'apostille 

Les actes sous-seing privé : 

L'apostille peut être apposée sur un acte sous-seing privé (ex : attestation sur l'honneur, reconnaissance de dette, contrat, facture, lettre de recommandation, certificat d'hébergement...), à condition que : 

• Le nom, le prénom et les fonctions du signataire du document soient mentionnées en toutes lettres, à côté de la signature 
• La signature soit originale et ait été certifiée par une autorité publique monégasque 

La légalisation de la signature peut être obtenue soit à la direction de la sûreté publique, soit à la mairie, soit à l'accueil du ministère d'Etat. Muni d'une pièce d'identité, le requérant signe l'original du document devant un fonctionnaire. 

Traduction d'actes publics : 

Aucun acte rédigé dans une autre langue que le français ne sera apostillé sans traduction. 

Pour être également apostillée, la traduction doit être présentée avec le document d'origine, lui-même apostillé, le traducteur ayant fait préalablement légaliser sa signature, selon la procédure rappelée ci-dessus. 

Les apostilles peuvent seulement être émises pour des actes publics délivrés à Monaco et destinés à être utilisés dans un autre État membre à la Convention sur l’apostille (cf. la liste des Etats membres à la Convention). 

Si l’État dans lequel vous devez utiliser votre acte public n’est pas Partie à la Convention Apostille, rapprochez-vous du consulat ou de l’ambassade du pays dans lequel vous devez utiliser votre acte public pour prendre connaissance des possibilités qui s’offrent à vous. 

Les apostilles seront prêtes sous 48h maximum.
Pour tout renseignement vous pouvez contacter le secrétariat de la Direction des Services Judiciaires au (+377) 98 98 82 97 ou 88 11.
Les personnes habilitées à retirer les documents doivent se munir d’une pièce d’identité et d’un pouvoir du requérant.

Vous devez déposer votre document à apostiller au Palais de Justice.

Si le document n’est pas rédigé en langue française, il doit faire apparaître des indications succinctes portant sur l’intitulé du document afin d’être en mesure de le répertorier sur le registre prévu à cet effet.

Les apostilles font l’objet de la perception d’un droit, qui sera acquitté au moment du retrait du document apostillé à la Direction des Services Judiciaires. Ce droit est actuellement fixé à 5 € (OS n°  2.848 du 2 août 2010). La valeur est indiquée sur le timbre collé sur l’apostille.